30.08.2016
aerokurier

Oldtimertreffen HahnweideDer Countdown läuft

Vom 9. bis 11. September verwandelt sich der Flugplatz Hahnweide bei Kirchheim/Teck wieder in ein Mekka der Flugzeug- und Oldtimerfans. Die Vorbereitungen laufen jetzt auf Hochtouren. Im Interview mit Stefan Kessler und Jan Denzel vom Organisationskommittee erhält der aerokurier einen Einblick in den Aufwand hinter den Kulissen.

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Foto und Copyright: Fliegergruppe Wolf Hirth  

 

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aerokurier: Stefan, wieviele Flugzeuge und Piloten erwartet ihr in diesem Jahr?

Stefan Kessler: Dieses Jahr haben sich bei uns etwa 360 Flugzeuge angemeldet, damit sind wir am Limit. Erfahrungsgemäß kommen aber nie alle. Die Gründe dafür sind ganz unterschiedlich, beispielsweise schlechtes Wetter unterwegs oder technische Probleme. Die Anreise ist zum Teil sehr weit, da kann immer was dazwischen kommen.

aerokurier: In einer solchen Veranstaltung steckt wahnsinnig viel Vorbereitung. Seit wann seid ihr mit der Planung für das Event Steeschäftigt?

Stefan Kessler: Im Grunde kann man sagen, dass die Kernorga etwa anderthalb Jahre läuft. Das Organisationsteam sitzt nun schon seit April 2015 an den Vorbereitungen für das bevorstehende Oldtimertreffen. Der Aufwand steigert sich dann exponentiell, je näher die Veranstaltung rückt.

aerokurier: Manche Arbeiten wie das Herrichten des Flugplatzes für die Flugzeuge, das Beschildern von Parkplätzen und die gastronomische Versorgung sind offensichtlich. Was passiert denn im Hintergrund, von dem Besucher und Piloten nichts mitbekommen?

Jan Denzel: Das ist eine gute Frage, deren eingehende Beantwortung den Rahmen sprengen würde. Aber um mal einige Punkte herauszugreifen: Wir haben vorab mit dem Orgateam und den Helfern mit Sicherheit an die 20 bis 30 vorbereitende Treffen, die zum Teil bis in die Nacht dauern. Ganz wichtig ist bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung die Koordination aller beteiligten Parteien. Das reicht vom Regierungspräsidium über die Polizei, DRK, Feuerwehr, Hahnweidevereine, externe Firmen, den Nahverkehr und umliegende Gemeinden bis hin zu den eigenen Vereinsmitgliedern. Ein weiterer, wichtiger Punkt ist die Öffentlichkeitsarbeit. Das beginnt mit der Gestaltung des Programmhefts und dem Pflegen der Homepage und der App sowie der Facebookseite und endet beim Drucken abertausender Schilder und Aufkleber. Und abertausend ist hier wirklich nicht übertreiben!
Weiterhin sind natürlich die Köpfe des Organisationsteams permanent in Kontakt mit allen wichtigen Institutionen. Wir schreiben und beantworten E-Mails über E-Mails - und das alles abends nach der Arbeit. Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation mit den Teilnehmern und Behörden, es sind da auch viele allgemeine Fragen von Besuchern dabei, die wir individuell zu beantworten versuchen. In der heißen Phase hängen wir dann für unmittelbare Abstimmungen noch ein bis zwei Stunden täglich am Telefon.
Schließlich nimmt die Vorbereitung des Flugplatzes zwei bis drei Wochen in Anspruch. Vom Hecke schneiden über das Verfüllen von Gräben bis hin zum Aufstellen von Zäunen und 40 Kilometer Flatterband anbringen - an Arbeit mangelt es nicht. Und dann wollen auch noch Presseanfragen bearbeitet und die ganzen Stände für die Gastro aufgebaut werden... 


15 im Kernteam, bis zu 250 Helfer

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Die organisatorische Vorarbeit des Oldtimertreffens vollzieht sich hinter den Kulissen und nimmt mehr als ein ganzes Jahr in Anspruch. Foto und Copyright: Fliegergruppe Wolf Hirth  

 

 

aerokurier: Wie viele Leute aus dem Verein sind im Organisationsteam aktiv?

Jan Denzel: Es muss jedem klar sein, dass das Oldtimertreffen nicht nur durch wenige gestemmt werden kann. Nimmt man alle Helfer aus dem Verein, deren Familienmitglieder und sonstige Helfer wie beispielsweise die Freunde der Motorflugschule zusammen, kommt man sicher auf 200 bis 250 Leute. Und und da ist kaum Spielraum nach unten. Um die Kernorga im Vorfeld kümmern sich etwa 15 Personen.
    
aerokurier: Auch in diesem Jahr haben zahlreiche externe Supporter das Orga-Team unterstützt. Wie motiviert man Firmen und Privatpersonen in der Umgebung, sich für ein solches Event zu engagieren?

Stefan Kessler:
Wir haben das große Glück, dass wir einen ganz guten Stand bei vielen Leuten haben, die schon seit Jahren das OTT besuchen. Im Vorfeld wurden wir sehr oft gefragt, wie man uns in irgendeiner Weise unterstützen kann. Daraus ist dann die Aktion mit den "Supporter"-Aufklebern geworden, die sehr positiv aufgenommen wurde. Das Ganze war dann ein Selbstläufer.


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